所有匿名投诉，无论是书面的还是口头的，都应该记录下来，并提请相关部门经理注意，以便决定是否需要在投诉的基础上进行质量改进。
HSE的政策是，投诉人在对HSE提出投诉时，必须提供联系细节，以便对该投诉进行适当的验证、跟踪和调查，除非有充分的理由隐瞒该信息。
匿名投诉通常不会被调查，因为有可能会被调查令人烦恼的或恶意的而申诉人的匿名性也无法维护自然公正和程序公平的原则。尽管匿名投诉不能成为正式调查的对象，除非有支持证据，但管理部门应确保现有的系统是健全的，病人/客户的福利不会受到威胁。
如果投诉是通过电话或人提出的，接受投诉的工作人员应鼓励打电话的人提供可与他们联络的姓名和电话号码。
应告知致电者，除非他们提供姓名及联络资料，否则可能无法调查有关投诉，而披露身分是协助全面及适当调查有关投诉所必需的。
如果投诉人以保密方式提出投诉，投诉人的身份只会为投诉人的接收人和投诉主任所知。如果投诉调查要求披露投诉人的身份，则披露该信息必须获得投诉人的同意。在这种情况下，必须告知投诉人，如果他们不同意披露其身份，就不可能对投诉进行全面和适当的调查。(由于信息自由立法，保密永远得不到保障)。
如果匿名投诉提供的细节使个别工作人员得以辨认，这些细节必须匿名，任何个别工作人员的档案中不得有匿名投诉的记录。
投诉主任负责在其职责范围内对匿名投诉进行趋势分析，并向医院集团首席执行官/社区医疗保健组织首席执行官提供此信息。
